Truyền thông nội bộ được xem như là công cụ gắn kết hiệu quả mối quan hệ của tất cả các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp. Đảm bảo mọi nhân viên luôn nắm bắt được mọi thông tin, hiểu rõ văn hóa của doanh nghiệp và nhận được sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành công việc, giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, tinh thần nội bộ bền vững.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ (Internal Communications) là hoạt động chia sẻ, truyền đạt các thông tin cần thiết bao gồm sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu, giá trị cốt lõi, thông điệp của doanh nghiệp đến các nhân viên, phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp. Là kênh tương tác trực tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa các nhân viên với nhau.
Triển khai truyền thông nội bộ nhằm mục đích gắn kết mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty, hình thành và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ là hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp để gắn kết mối quan hệ giữa các nhân sự, xây dựng lòng trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp.
Xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ
Tinh thần đoàn kết nội bộ là yếu tố cốt lõi phát triển văn hóa doanh nghiệp, duy trì sức mạnh tập thể. Truyền thông nội bộ giúp các nhân viên thấu hiểu lẫn nhau, cùng đồng lòng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp, giúp họ hiểu được giá trị của nơi họ sẽ cống hiến để có thêm niềm tin và góp phần xây dựng doanh nghiệp phát triển vững mạnh.
Củng cố tầm nhìn, nâng cao nhận thức về giá trị và văn hóa công ty cho nhân viên
Các hoạt động truyền thông nội bộ được thực hiện thường xuyên và hiệu quả nhằm mục đích phổ biến sứ mệnh, tầm nhìn và định hướng, của doanh nghiệp đến toàn bộ các nhân sự. Từ đó, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của bản thân khi cống hiến vì mục tiêu chung và nắm rõ tình hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.
Cung cấp thông tin minh bạch, đa chiều
Mỗi nhân viên sẽ nắm rõ được nhiệm vụ, mục tiêu của mình và chủ động lên kế hoạch làm việc khi nhận được thông tin chính xác được cung cấp từ truyền thông nội bộ. Các phòng ban liên kết chặt chẽ, phối hợp với nhau nhịp nhàng, không còn tình trạng chồng chéo công việc, không xuất hiện những mâu thuẫn cá nhân trong nội bộ.
Những thông tin được cung cấp công khai, minh bạch, thống nhất trong nội bộ giúp giảm bớt những tiêu cực không đáng có, thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực và điều chỉnh kịp thời những sai sót trong quá trình thực hiện truyền thông nội bộ.
Xây dựng lòng trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp
Nhân viên sẽ có tinh thần gắn kết, hăng hái làm việc với tâm trạng thoải mái khi doanh nghiệp có truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp tốt đẹp. Đồng thời, xây dựng môi trường làm việc lý tưởng, vui vẻ, thẳng thắn, có sự tương tác, tạo cho nhân viên có cảm giác được trân trọng, có tiếng nói trong tập thể để thúc đẩy ý chí nỗ lực cống hiến hết mình vì công ty. Từ đó, thu hút thêm nhiều nhân tài, xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh.
Lý giải cách hiểu sai lầm về truyền thông nội bộ
Khi nhắc đến truyền thông nội bộ, dễ gây nhầm tưởng truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp, các hoạt động quản lý nhân sự hay các sự kiện giao lưu văn hóa, văn nghệ giữa các thành viên trong công ty.
Truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ không phải là văn hóa doanh nghiệp.
Văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ giá trị văn hóa được gây dựng trong suốt quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp, bao gồm những giá trị và chuẩn mực về niềm tin, nhận thức, hành vi, tư duy được mọi người trong doanh nghiệp công nhận, hành động như một thói quen. Văn hóa doanh nghiệp được thể hiện qua sứ mệnh, tầm nhìn và những giá trị mà công ty đang có.
Truyền thông nội bộ là việc truyền tải văn hóa doanh nghiệp đến cho các thành viên trong công ty, để họ cùng nhau xây dựng, duy trì và phát triển văn hóa đó.
Truyền thông nội bộ va PR In-House là một
PR In-House là đội ngũ PR (quan hệ công chúng) của một doanh nghiệp. PR In-House dùng để phân biệt đội ngũ PR của công ty và đội ngũ PR thuê ngoài. Người làm PR In-House phải có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp nhằm truyền thông sản phẩm, thương hiệu đến khách hàng. Truyền thông nội bộ là một nhánh nhỏ của PR In-House.
Truyền thông nội bộ là các sự kiện giao lưu văn nghệ cho nhân viên trong công ty
Tổ chức các sự kiện, giao lưu văn nghệ trong nội bộ công ty chỉ là một phần nhỏ của truyền thông nội bộ. Bởi công tác truyền thông nội bộ bao gồm tất cả các việc như: xây dựng, tạo lập mối quan hệ nội bộ tốt đẹp; phổ biến truyền thống văn hóa doanh nghiệp; cung cấp các thông tin quan trông về doanh nghiệp đến tất cả các nhân sự.
Truyền thông nội bộ là hoạt động quản lý nhân sự
Truyền thông nội bộ và Quản lý nhân sự là hai hoạt động hoàn toàn khác nhau:
Hoạt động quản lý nhân sự bao gồm: tuyển dụng nhân sự, tổ chức trainning nhân viên, quản lý hồ sư ứng viên và nhân viên, quản lý văn phòng phẩm…
Hoạt động truyền thông nội bộ là xây dựng các chiến lược truyền thông gắn kết tương tác giữa các nhân viên, tổ chức các sự kiện nội bộ, xuất bản và phát hành ấn phẩm nội bộ, truyền tải thông tin đến mọi thành viên trong doanh nghiệp.
Các hoạt động truyền thông nội bộ
Để đảm bảo quá trình truyền thông nội bộ là đúng mục đích, đạt hiệu quả cao, cần tạo mọi điều kiện để nhân viên tiếp cận cổng thông tin của doanh nghiệp thông qua một số hoạt động:
Tạo group mạng xã hội
Tạo lập các group Facebook, Messenger hoặc Zalo để giúp các thành viên cập nhật nhanh chóng thông tin từ doanh nghiệp và cùng nhau trao đổi thông tin dễ dàng. Đây là nơi để tất cả mọi người cùng nhau nêu quan điểm, ý kiến, kết nối với nhau, tạo thuận lợi trong công việc.
Tổ chức các sự kiện nội bộ
Thường xuyên tổ chức các trò chơi, cuộc thi tập thể để gắn kết, nâng cao tinh thần đồng đội, rút ngắn khoảng cách giữa các thàn viên trong doanh nghiệp. Những hoạt động nội bộ thường được các doanh nghiệp thực hiện như: teambuilding, buổi tiệc tổng kết tháng/quý, lễ kỷ niệm thành lập công ty…
Poster, Banner, Video
Thiết kế những Poster, Banner, Video ấn tượng, thu hút sự chú ý của tất cả mọi nhân viên để truyền tải thông tin của doanh nghiệp hiệu quả.
Kỹ năng cần có của chuyên viên truyền thông nội bộ
Chuyên viên truyền thông nội bộ là người vận hành các công cụ giao tiếp nội bộ, trung gian gắn kết mối quan hệ giữa các nhân viên trong công ty, phụ trách truyền tải thông tin xuyên suốt các bộ phận trong doanh nghiệp.
Do đó, chuyên viên truyền thông nội bộ phải có một số kỹ năng cần thiết như:
Kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu nhân viên
Chuyên viên truyền thông nội bộ cần lắng nghe, xem xét đến nhu cầu, môi trường làm việc, động lực và quan điểm của mỗi nhân viên để tạo ra những thông điệp, kế hoạch truyền thông phù hợp giúp họ có niềm tin, gắn kết với doanh nghiệp. Đồng thời, ghi nhận những ý kiến đóng góp và phản hồi của nhân viên, giải đáp những thắc mắc của họ liên quan đến công việc và doanh nghiệp.
Tạo ra các hoạt động gắn liền với giá trị văn hóa doanh nghiệp để nâng cao tinh thần đoàn kết, giúp họ nhận ra vai trò quan trọng của mình trong bộ máy doanh nghiệp.
Kỹ năng lên kế hoạch, chiến lược nội bộ
Chuyên viên truyền thông nội bộ phải là người nắm rõ chiến lược, định hướng, môi trường làm việc và vai trò của mỗi nhân viên đối với sự thành công của doanh nghiệp. Đồng thời, chịu trách nhiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ, lên kế hoạch triển khai và đo lường kết quả phù hợp với mỗi chiến lược nội bộ.
Kỹ năng sáng tạo
Người làm truyền thông nội bộ có nhiệm vụ cung cấp, truyền đạt thông tin của doanh nghiệp đến tất cả mọi nhân sự, mọi phòng ban. Họ cần đưa ra các thông điệp rõ ràng, diễn đạt đầy đủ ý, dễ hiểu, truyền cảm hứng, thu hút sự quan tâm của mọi thành viên trong doanh nghiệp.
Do đó, chuyên viên truyền thông nội bộ luôn phải có nhiều ý tưởng mới để sáng tạo nội dung truyền thông nội bộ phù hợp với tất cả mọi đối tượng mà không quá khô khan, cứng nhắc.
Nắm bắt xu hướng, nhạy bén với công nghệ
Người làm truyền thông nội bộ cần sử dụng sự hỗ trợ của công nghệ internet để dễ dàng tiếp cận, truyền đạt thông tin đến mọi thành viên trong doanh nghiệp. Lựa chọn những kênh phù hợp để phát triển truyền thông nội bộ, lồng ghép các hoạt động hot trend vào nội dung thông điệp để tạo sự thích thú, hài lòng cho người xem.
Cách xây dựng mô hình truyền thông nội bộ hiệu quả
Xây dựng mô hình truyền thông nội bộ để thúc đẩy nhận thức của nhân viên về mục tiêu và quy trình làm việc của doanh nghiệp, cần tiến hành qua các bước:
Bước 1: Khảo sát và đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp
Đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, kế hoạch hoạch định nhân sự,…
Xác định tình hình truyền thông nội bộ của doanh nghiệp: hiện tại doanh nghiệp có thực hiện truyền thông nội bộ không? Những hoạt động truyền thông nội bộ nào đang được tiến hành? Nội dung truyền thông nội bộ có nhận được sự quan tâm của tất cả các nhân viên không?
Bước 2: Xác định đặc điểm đối tượng mục tiêu
Xác định rõ đối tượng mà truyền thông nội bộ hướng đến, quan tâm đến những đối tượng chịu ảnh hưởng của sự thay đổi nhân sự khi thực hiện truyền thông nội bộ. Việc hiểu rõ đặc điểm, mong muốn của nhân viên sẽ hiểu được họ cần biết những thông tin gì từ doanh nghiệp, ai là người có thể làm cầu nối phát triển mối quan hệ của tất cả các thành viên.
Bước 3: Xác định mục tiêu, thông điệp, chiến lược truyền thông nội bộ
Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ của doanh nghiệp theo nguyên tắc SMART và thông điệp truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến toàn bộ nhân viên là yếu tố cốt lõi để mô hình truyền thông nội bộ đạt hiệu quả tốt nhất.
Nguyên tắc SMART:
S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu
M – Measurable: Đo lường được
A – Attainable: Có thể đạt được
R – Relevant: Thực tế
T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành
Vận động nhân viên tham gia các hoạt động truyền thông nội bộ, lên tinh thần cho họ trong những khoảng thời gian làm việc cao điểm, xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp với từng giai đoạn.
Bước 4: Lên kế hoạch chi tiết để thực hiện mục tiêu
Lên kế hoạch chi tiết các hoạt động truyền thông nội bộ như: đăng nội dung truyền thông trong group nội bộ, dự trù kinh phí cho những buổi tiệc, liên hoan, teambuilding…, thời điểm thực hiện các hoạt động truyền thông và người chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động này.
Bước 5: Đánh giá kết quả hoạt động truyền thông nội bô
Sau khi thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ cần đo lường mức độ tương tác của nhân viên với công ty, độ tương tác giữa các nhân viên với nhau, hành động của nhân viên sau khi nhận được thông tin truyền thông, mức độ hài lòng với công việc và môi trường làm việc…
Những kết quả đạt được sẽ đánh giá chính xác hiệu quả của chiến lược truyền thông nội bộ, từ đó lên phương án điều chỉnh phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp.
Kết luận
Truyền thông nội bộ là một hoạt động vô cùng quan trọng của doanh nghiệp, giúp gắn kết nhân viên với doanh nghiệp, xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp trong mắt nhân viên. Đồng thời, truyền thông nội bộ là nền tảng tạo nên một tập thể đoàn kết, vững mạnh, hiểu rõ giá trị của doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển và vươn xa hơn trên thị trường kinh tế.
Xin chào, mình là Founder & CEO của Di Brother, team mình cung cấp các giải pháp marketing cho các doanh nghiệp, cá nhân cần tối ưu hóa bộ phận Marketing. Khi sử dụng bất cứ dịch vụ nào, các bạn cũng đều được tư vấn kỹ lưỡng về chiến lược thương hiệu để có cái nhìn tổng quát về mục tiêu sẽ đạt được.
Bài viết liên quan
